高次脳合同グループワーク(札幌)

 

本日(8/11)のテーマ『名刺交換・電話対応・来客対応』

就職活動に動く方が増えた為改めてマナーを振り返りました。

 

参加者 9名

スタッフ 1名

議事録 T

 

皆さま お世話になっております。

8/11のグループワークにつきましてご報告いたします。

 

1.名刺交換

〇名刺を渡す順番は?

⇒企業様側に訪問した側である自分たちが先にお渡しします。

 

〇上司が一緒の時は?

〇交換相手が複数いるときは?

⇒前項を守ったうえで社外及び社内の中でもそれぞれ上役から順番にお渡しします。

 

〇もらった名刺はどこに置く?

⇒基本名刺入れの上に置き、机の上に置きます。

なお名刺を机に並べて置く場合は座席の配置通りに並べる方法もあります。

 

〇名刺の相手を覚えておくためにすること

⇒名刺の裏に

①会った日付と②その方の特徴(持ち物、着ていた物など)

を鉛筆で会社を出てからこっそり鉛筆でメモしておきます。

 

〇その他工夫

⇒名刺入れはお尻ポケットに入れない。

お渡しする名刺が折れてないか、汚れていないかを事前に確認します。

 

〇名刺入れの豆知識

⇒真ん中に仕切りがあるのは自分の名刺と相手側から頂いた名刺を分けておくために使用します。

 

〇着席していないときに名刺交換した場合のお相手からの名刺の保管場所

⇒お相手が仕舞うタイミングに合わせて自分の名刺入れに仕舞います。

 

2.電話対応

〇電話をかける前に準備すること

⇒心構え、メモ、筆記用具

 

〇電話をかける態度

⇒態度は声に伝わってしまうため、誠実に姿勢よく丁寧に行います。

 

〇相手からかかってきた際に身内に敬語は必要?

⇒「○○社長はいますか?」などの取り次ぎのときは例え社内のトップ宛てであっても

「○○ですね?少々お待ちください」のように社外の人には呼び捨てで言う。

※勿論内線で社内to社内に伝えるときは敬称付けで問題ありません。

 

〇その他、皆さんが電話対応で気になることは?

 声のトーンは高めに話すとなお良いそうです。

 

3.来客対応

〇来客者が来たらすることは?

⇒笑顔で挨拶します。

 

〇案内の仕方は?

⇒自分が後ろを歩くお客様を振り返り気味に斜め前側を向いて歩きます。

お客様に完全に自分の背中を向けるのはNGです。

 

〇勧める座席は?

⇒基本は上座(入口から一番遠い席)をご案内します。

「お座りください」とお勧めするのを忘れないようにしましょう。

なお「お座りください」とこちらが案内された場合は指示されたところに座ります。

※席次を指定されなければ必ず下座(入口に一番近い席)を選択しましょう。

 

〇お土産をいただいたら?

⇒「いただいたものですが…」と申し上げながらお茶と一緒にお出しします。

 

4.質問や悩み

「電話で聞き取りにくいときはどうしたらいいか悩んでいる」

⇒・3回くらいまでであれば謝罪したうえで

「もう一度ゆっくりお聞かせいただけますか?」と聞いてみる

・お相手でなく電話のせいにしてしまうと角が立たない

・1回切ってこちらからかけ直すと良いときも(相手の電話代を節約するため)

 

5.議事録担当の感想

人生で一度も自分の名刺を作ったことがないので、今回実際に対面練習が出来、勉強になりました。

身体が覚えるまで練習を頑張りたいです。

 

今回は以上です。

ご一読いただきありがとうございました。

 

〈スタッフより〉

グループワークとして、クロスジョブを利用されていない方の参加も可能です。

当事者の方だけではなく、ご家族の方、リハビリスタッフさん、ソーシャルワーカーさん、支援員さんもご興味がありましたら是非ご参加ください!

下記宛先まで、ご連絡お待ちしています。

《 ご連絡先 》

札幌事業所・・・角井(かくい)・柏谷(かしわや)

TEL:011-596-0622  FAX:011-596-0623